Limits kennen und Fehler vermeiden im Umgang mit großen SharePoint-Dokumentenbibliotheken

Listenbegrenzung 5000 Elemente SharePoint ist für viele Benutzer zuallererst eine Dokumentenablage, so wie das früher das Netzlaufwerk oder der Windows Explorer waren. Allerdings bringt SharePoint aufgrund technischer Besonderheiten gewisse Einschränkungen beim Dateimanagement mit sich, die den meisten Anwendern nicht bekannt sind. So hat Microsoft bereits bei SharePoint 2010 eine Obergrenze für Elemente in Dokumentenbibliotheken eingeführt. Mehr als 5000 Dateien können den Benutzern nicht angezeigt werden, auch wenn grundsätzlich auch über dieses Limit hinaus Dokumente enthalten sein können.

Geänderte Limits: Von SharePoint Classic zur Modern UI

In den früheren Versionen von SharePoint, und generell in der klassischen Oberfläche (Classic View) führt das „Überladen“ von Bibliotheken mit 10.000 oder 50.000 Elementen dazu, dass typische Arbeitsvorgänge wie das Erstellen von Ansichten, das Sortieren oder das Filtern zu Verzögerungen und ständigen Fehlermeldungen führten.

Seit der Einführung der Modern UI ab SharePoint 2016 erweiterte Microsoft einige dieser Limitierungen und verbesserte den Umgang mit großen Mengen an Bibliothekselementen. So wurde zum Beispiel die automatische Indexierung von Bibliotheken mit bis zu 20.000 Dokumenten eingeführt. Offiziell sind damit inzwischen sogar 50.000 Dokumente in einer Bibliothek möglich. Dennoch existieren weiter eine Reihe von limitierenden Faktoren, die die Arbeit mit großen Bibliotheken erschweren oder unpraktikabel machen.

Wichtige Fragestellungen für ein reibungsloses Arbeiten mit Bibliotheken sind zum einen, ob beim Organisieren von Dateien mit Metadaten oder mit klassischen Ordnern gearbeitet wird, zum anderen, ob die Synchronisation mit Endgeräten per OneDrive verwendet wird.

OneDrive-Synchronisation verschärft die Probleme

Offizielle Angaben zu den SharePoint-Limits von Microsoft

Insbesondere bei der Synchronisation von Bibliotheken mit OneDrive ist zu beachten, dass hier weitere Limits wie die von Microsoft empfohlene Obergrenze von 300.000 Dateien zum Tragen kommen. Auf diese Weise können sich SharePoint-Bibliotheks-Limits in Kombination mit OneDrive verschärfen.

Typische Fehler bei Überschreiten der Limits von Dokumentenbibliotheken:

Die Folgende Liste zeigt häufige Fehler, die beim Überschreiten der Limitierungen von Dokumentenbibliotheken vorkommen können:

  1. Sie versuchen, einen Ordner mit einer großen Anzahl von Dokumenten zu verschieben, umzuorganisieren oder umzubenennen.
  2. Sie versuchen, Berechtigungen für einen Ordner oder eine Bibliothek mit mehr als 100.000 Objekten zu erstellen.
  3. Sie versuchen, nach Metadatenspalten zu sortieren und zu gruppieren, eine benutzerdefinierte Ansicht zu erstellen und Ordner auszublenden oder eine berechnete Spalte zu erstellen.
  4. Sie erhalten Fehlermeldungen über zu viele Dateien in einem Ordner während der Synchronisierung mit dem OneDrive-Client

Fazit:

Zusammenfassend kann man sagen: Seit Jahren kursieren viele Tipps zum Arbeiten mit Dokumentenbibliotheken für die Fälle, wo die Zahl der enthaltenen Elemente die offiziellen Microsoft-Begrenzungen überschreitet. Auch bei Befolgung solcher Tipps gilt jedoch, dass es weiterhin nur einen sicheren Weg gibt, diese Problem zu vermeiden oder zu entschärfen:

Legen Sie nie mehr als 20-30.000 Dateien und Ordner in eine einzelne Bibliothek. Erstellen Sie stattdessen mehrere Sites und Bibliotheken.
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