Swoop-Studie 2023: "Teams wird kaum für die Zusammenarbeit genutzt, E-Mail bleibt dominierende Office-Anwendung"
„Alle arbeiten heute mit Teams, aber nur ein Bruchteil der Anwender nutzt dessen kollaborative Möglichkeiten.“ So lautet zugespitzt das Ergebnis des neuen Microsoft 365-Benchmarking Reports von Swoop Analytics. Bemerkenswert ist vor allem die auffallend geringe Akzeptanz von Teams-Kanälen und Yammer-Communities.
Swoop Analytics ist als Hersteller von Microsoft 365-Analyse-Tools bekannt. Die von den Tools eingesammelten Nutzungsdaten wurden nun für den aktuellen Benchmarking-Report über einen Zeitraum von drei Monaten ausgewertet. In die Untersuchung flossen Informationen von 17 Organisationen aus mehreren Ländern mit insgesamt 266.000 Mitarbeitern ein. Die nun vorliegende Auswertung liefert einige interessante und teils überraschende Resultate.
76 Prozent haben noch nichts in Teams-Kanälen gepostet
Bei der Arbeit mit Microsoft Teams lassen die Anwender viele der gepriesenen Funktionen links liegen. So stoßen etwa die Teams-Kanäle als virtuelle Arbeitsräume nur auf geringe Akzeptanz, 76 Prozent der Benutzer meiden die Kanäle komplett. Auch bei den Viva Engage/Yammer-Communities lässt das Engagement zu wünschen übrig, 71 Prozent posten dort nichts.
Die Teams-Chats hingegen werden deutlich überproportional verwendet. Während der dreimonatigen Erfassungsphase wurden in den Organisationen 241 Millionen Chat-Nachrichten verschickt. Demgegenüber waren nur eine Million Kanalnachrichten zu verzeichnen. 25 Prozent haben weder Chat-Nachrichten gesendet noch empfangen.
E-Mail bleibt die meistgenutzte Microsoft 365-Anwendung
E-Mail dominiert hingegen weiterhin das Kommunikationsverhalten. Die meisten der analysierten Mitarbeiter beschäftigen sich in Summe einen ganzen Arbeitstag pro Woche mit E-Mails. Allein für das Lesen von Mails werden 80 Minuten pro Tag aufgewendet, was das Outlook-Segment zur zeitintensivste Aktivität im Microsoft 365-App-Portfolio macht.
Eine weitere Erkenntnis von Swoop ist die unkoordinierte Nutzung der Microsoft 365-Tools innerhalb der Unternehmen. Nur 5 Prozent praktizieren eine organisierte Zusammenarbeit in Gruppen oder Abteilungen. Die restlichen 95 Prozent setzten die Apps überwiegend individuell ein, ohne Fokus auf effizienten kollaborativen Einsatz.
Kaum Meeting-Overload, unter einer Stunde Besprechungen
Auch das vieldiskutierte Problem des Meeting-Overload wurde untersucht. Dabei kam heraus, dass nur 17 Prozent der Microsoft 365-Anwender an mehr als zwei Besprechungen pro Tag teilnehmen. Im Schnitt kommen dabei weniger als eine Stunde Besprechungen zusammen.
Download:
Der Microsoft 365 Benchmarking Report umfasst 117 Seiten und stellt darin sieben Unternehmen mit ausführlichen Case-Studies vor. Er kann kostenlos hier bei Swoop Analytics heruntergeladen werden.
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