Excel-2010-Tipp: Tabellen für die Formatierung und Verwaltung von Informationen nutzen
Für jeden der schon länger mit Excel arbeitet, mag es überraschend klingen: Mit Tabellen lassen sich ein Excel 2010 zusammengehörige Daten oder Informationen verwalten. Gemeint ist nicht die Tabelle, aus der jedes Arbeitsblatt in Excel besteht. Eine Tabelle ist in Excel 2010 ein zusammenhängender Datenbereich mit Spaltenüberschriften, der sich analysieren, filtern und formatieren lässt. In älteren Excel-Versionen finden Sie ähnlich Funktionen im Menü „Daten, Liste“. Sie sollten Tabellen so oft wie möglich einsetzen. Denn bei richtiger Anwendung können Sie damit schneller in Excel 2010 arbeiten und Formeln einfacher und transparenter gestalten.
So fügen Sie eine Tabelle in ein Excel-Arbeitsblatt ein
- Um diesen Tipp auszuprobieren, laden Sie sich am besten die von uns vorbereitete Datei Excel 2010 Tabellen und Formeln.zip herunter. Nach dem Entpacken öffnen Sie die Datei Excel 2010 Tabellen und Formeln – Daten.xlsx. Sie sehen eine Excel-Arbeitsblatt mit Verkaufszahlen aus verschiedenen Ländern.
Markieren Sie den Datenbereich A1 bis E21. Gehen Sie auf die Registerkarte „Einfügen“, und klicken Sie in der Gruppe „Tabellen“ auf „Tabelle“. Es öffnet sich der Dialog „Tabelle erstellen“. Aktivieren Sie die Klickbox vor „Tabelle hat Überschriften“, und klicken Sie auf „OK“. - Excel hat die Tabelle jetzt formatiert und die Spaltenüberschriften hervorgehoben. Außerdem sehen Sie die Registerkarte „Tabellentools, Entwurf“. In der Gruppe „Tabellenformatvorlagen“ können Sie das Aussehen der Tabelle durch Auswahl einer passenden Formatvorlage anpassen. In der Gruppe „Eigenschaften“ sollten Sie unter „Tabellenname:“ eine aussagekräftige Bezeichnung für die Tabelle eintragen, beispielsweise „Verkaufsbericht“. Dieser Name lässt sich später in Formeln verwenden.
Alternative Methode: Eine Tabelle lässt sich auch über die Registerkarte „Start“ und in der Gruppe „Formatvorlagen“ über „Als Tabelle formatieren“ erstellen. Wählen Sie die gewünschte Formatvorlage per Mausklick aus. Danach erscheint der Dialog „Als Tabelle formatieren“. Aktivieren Sie die Klickbox vor „Tabelle hat Überschriften“, und klicken Sie auf „OK“.
So sortieren und filtern Sie eine Tabelle
Neben den Spaltenüberschriften hat Excel einen Dropdownpfeil eingefügt. Nach einem Klick darauf können Sie die Sortierreihenfolge festlegen: Entweder „Von A bis Z sortieren“ oder „Von Z bis A sortieren“. Ein aktives Sortier-Kriterium zeigt Excel durch ein Symbol neben dem Dropdownpfeil an. Die Sortierung der Tabelle lässt sich jeweils nur auf eine Spalte anwenden. Wenn Sie die Sortierung aufheben möchten, klicken Sie auf die Registerkarte „Daten“ und in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ auf „Löschen“. - Nach einem Klick auf den Dropdownpfeil neben einer Spaltenüberschrift lässt sich eine Tabelle auch nach bestimmten Kriterien filtern und die Datenmenge damit begrenzen. Klicken Sie in der Beispieltabelle auf den Dropdownpfeil neben „Land“ und entfernen Sie das Häkchen vor „(Alles auswählen)“. Dann aktivieren Sie die Klickbox vor „Deutschland“. Excel zeigt jetzt nur noch die Daten für „Deutschland“ an.
So verwenden Sie Formel in einer Tabelle und außerhalb der Tabelle
- Summe von Werten in Spalten berechnen: Für die Spaltensumme bietet Excel dafür bereits eine vordefinierte Funktion. Klicken Sie in die Tabelle und dann auf die Registerkarte „Entwurf“. In der Gruppe „Optionen für Tabellenformat“ setzen Sie ein Häkchen vor „Ergebniszeile“. Excel zeigt jetzt in der letzten Zeile der Tabelle „Ergebnis“ und die Summe der Werte aus der letzten Spalte „Bestellnummer“ an. Das ist in der Beispieltabelle wenig sinnvoll. Klicken Sie daher auf die Zelle E22 (Spalte „Verkäufe“) und dann auf den Dropdownpfeil. Wählen Sie dann „Ohne“. Klicken Sie jetzt in die Zelle C22, dann auf den Dropdownpfeil und auf „Summe“. Excel hat jetzt die Formel “=TEILERGEBNIS(109;[Verkäufe])” in die Zelle C22 eingesetzt und zeigt die Summe aller Verkäufe. Die Funktion TEILERGEBNIS kommt hier zum Einsatz, weil sich nur so eine Summe über gefilterte Datenbereiche bilden lässt. Wenn Sie jetzt einen Filter setzen, und sich nur den Verkäufer „Bauer“ anzeigen lassen, zeigt das Ergebnis die richtige Summe der gefilterten Datensätze. Die Zahl „109“steht in der Formel für „Summe“. Wenn Sie die Summenformel über den Dropdownpfeil ändern und beispielsweise „Maximum“ wählen, trägt Excel hier automatische „104“ ein. Der Wert in „[Verkäufe]“ ist eine Referenz auf den Tabellenbereich C2 bis C21. In einer Tabelle lassen sich die Elemente über einen Klarnamen ansprechen, den Excel aus den Spaltenüberschriften erzeugt.
Formel in der Tabelle verwenden: Formeln lassen sich in Tabellen durch die benannten Bereiche schnell einfügen. Außerdem sehen Sie dann besser als bei einer Referenz auf Zellen, auf welche Daten sich die Formel bezieht. Dafür ein Beispiel: Tippen Sie in die Zelle F1 „Provision“ ein. Excel erweitert dann die Tabelle automatisch um diese Spalte. Tippen Sie in Zelle F2 „=[“ ein . Excel zeigt Ihnen in einer Liste neben der Zelle die möglichen Werte an. Doppelklicken Sie auf „Verkäufe“. Schließen Sie die eckige Klammer, geben Sie „*0,3“ ein, und bestätigen Sie mit der Enter-Taste. Excel füllt automatisch den Rest der Spalte mit der Formel „=[Verkäufe]*0,03“ und Sie sehen das Ergebnis für 3 Prozent Provision für die jeweiligen Verkäufe. - Formeln für Tabellenwerte außerhalb der Tabelle verwenden: Sie können Berechnungen für die Tabelle auch an einer beliebigen Stelle im Arbeitsblatt vornehmen. Gehen Sie beispielsweise auf die Zelle C25, und Tippen Sie „=Summe(ver„ ein. Excel zeigt Ihnen die möglichen Werte an. Doppelklicken Sie auf „Verkaufsbericht“. Das ist der Name, den Sie für die Tabelle vergeben haben. Geben Sie weiter „[" ein. Sie sehen dann eine Liste der benannten Tabellenspalten. Doppelklicken Sie auf „Verkäufe“, schließen Sie die Klammern, und drücken Sie die Enter-Taste. Die komplette Formel sieht dann so aus: =SUMME(Verkaufsbericht[Verkäufe])
Tipp: Tabelle löschen ohne Datenverlust
Wenn Sie eine Tabelle nicht mehr benötigen, können Sie sie wieder einen normalen Datenbereich umwandeln. Dazu klicken Sie in eine beliebige Stelle der Tabelle, gehen auf die Registerkarte „Entwurf“ unter „Tabellentools“ und klicken auf „In Bereich konvertieren“. Bestätigen Sie die Meldung mit „Ja“. Excel wandelt dann alle Formeln mit Tabellenreferenzen in Formeln mit Zellreferenzen um. Aus „=[Verkäufe]*0,03“ wird „=Tabelle1!$C$2:$C$21*0,032“. Die Funktion der Formeln bleibt also erhalten.
