M-Files bei Freeze-Dry Foods: Integration von Dynamics 365 mit DMS
M-Files hat in Kooperation mit TSO-DATA seine metadatengesteuerte Plattform für das Enterprise Content Management (ECM) beim mittelständischen Lebensmittelunternehmen Freeze-Dry Foods implementiert. Besonders die Anbindung an das bestehende ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central über einen Standard-DMS-Connector erfreut die Anwender. Jetzt lassen sich die umfangreichen gesetzlichen Vorgaben für die Dokumentation erfüllen, Belege und Rechnungen werden ortsunabhängig und zu jeder Zeit verfügbar.
Die Verbindung von Dokumentenmanagement und Enterprise Ressource Planning war schon immer eine sinnvolle – aber eine wegen ihrer Komplexität auch gefürchtete. Der DMS Connector des Microsoft-Partners TSO-DATA nimmt dem Ganzen den Schrecken: Er schließt die metadatengetriebene Plattform für ECM M-Files an bestehende ERP-Systeme an und vereinfacht damit das Handling von Belegen und Dokumenten in Microsoft Dynamics 365 Business Central. So geschehen bei Freeze-Dry Foods, das gefriergetrocknete und luftgetrocknete Lebensmittel, Kräuter und Gewürze an die moderne Lebensmittelindustrie liefert.
Kaum eine Branche ist so reglementiert wie die für Lebensmittel – Hersteller und Lieferanten müssen daher mit einer Vielzahl an Zertifikaten, Spezifikationen und Prüfberichten umgehen. So auch Freeze-Dry Foods. Zusätzlich entstehen im Alltagsgeschäft viele weitere Dokumente, die sicher abgelegt werden müssen. Um diese allen Mitarbeitenden orts- und zeitunabhängig zur Verfügung zu stellen, nutzt Freeze-Dry Foods das Dokumentenmanagement https://www.m-files.com/de/uber-uns/ M-Files.
Dokumente werden per Drag-and-Drop in Business Central abgelegt
Über den DMS Connector von TSO-DATA lassen sich dokumentenzentrierte Prozesse direkt in der Business-Central-Umgebung nutzen. Bei Übertragung von Stammdaten und Vorgängen werden alle Dokumente aus dem ERP-System automatisch mit Metadaten aus M-Files versehen. Dokumente wie Rechnungen, Belege, Angebote oder Lieferscheine sowie elektronische Dokumente wie E-Mails können per Drag-and-Drop auf die M-Files-Schaltfläche in Business Central abgelegt werden. Auch dort generierte Reports werden automatisch mit Metadaten versehen.
Anwender wie Freeze-Dry Foods können auf diesem Weg gescannte Belege aus der täglichen Eingangspost in Business Central / NAV sichten und den richtigen Vorgängen zuordnen, ganz ohne Ihre gewohnte Umgebung verlassen zu müssen. Davon sollen insbesondere die Bereiche Qualitätssicherung, Rohwaren-Einkauf und der Vertrieb profitieren.
Der DMS Connector kann selbst integriert werden
Die Einrichtung des DMS Connector von TSO-DATA wird als „komfortabel“ beschrieben – die Lebensmittelspezialisten konnten dieser Schritt eigenständig durchführen. Dateien und Informationen werden automatisch so vom System organisiert, dass sie von den Anwendern aufgrund ihrer Eigenschaften gefunden werden können. Die arbeiten dann stets mit der aktuellen Version des jeweiligen Dokuments, Duplikate werden ausgeschlossen.
„Mit der Einführung von M-Files konnten wir die Digitalisierung unseres Unternehmens weiter vorantreiben. Wie gewohnt hat uns TSO-DATA sehr partnerschaftlich und professionell dabei unterstützt“, soDennis Alaze, Inhouse IT-Consultant bei Freeze-Dry Foods GmbH. „Zertifikate, Prüfberichte und weitere Dokumente sind jetzt im Handumdrehen auffindbar und müssen nicht lange gesucht werden. Die direkte Anbindung an unser ERP-System mit dem DMS Connector von TSO-DATA war äußerst einfach umzusetzen. M-Files erleichtert unsere Prozesse, wir sparen Zeit und profitieren von einer deutlich erhöhten Effizienz im Tagesgeschäft. Das bestätigen uns regelmäßig die betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter.“
