Sharepoint-Referenz: NATO zentralisiert auf sicheres “Document Handling System”
Beschreibung:
Als multinationale Organisation stellt die NATO besondere Anforderungen an den Aufbau von Informations- und Dokumentenmanagementsystemen. Zwingend erforderlich ist hier etwa die Einhaltung strenger Sicherheitsanforderungen. Außerdem muss die hohe Personalfluktuation innerhalb des Bündnis ins Kalkül gezogen werden: Die Mitgliedsländern entsenden die Mitarbeiter in der Regel im Dreijahresrhythmus, so dass hier ständig auf einen funktionierenden Wissenstransfer zu achten ist. Daten lagen in der Vergangenheit im Übrigen meist auf lokalen Dateiservern über die Mitgliedsländer hinweg verteilt. Um NATO-weit Dokumente sicher und mit wenig Aufwand zu bearbeiten und die Institutionen dabei miteinander zu verbinden, entwickelte Logica ein Dokumenten-Handling-System (DHS).
Aufwand:
- Für die Lösung wurden pro Standort zwei Front-End & Search-Servern, ein Index-Server und zwei SQL-Server Clusterknoten aufgebaut;
- Mit Site Surveys bereitete Logica den Rollout an jedem Standort vor. Mittels „Tailoring“ wurde ein Installationspaket erstellt, das an Gegebenheiten wie Organisationsstruktur und Berechtigungskonzept angepasst ist;
- Über „Back Publishing“ wurden zu migrierende Dokumente jeweils vor Ort klassifiziert, mit Metadaten versehen und anschließend ins System geladen.
Nutzen und Ergebnis:
Das in Köln-Bonn entwickelte „Document Handling System“ (DHS) bildet das erste standortübergreifende IT-System der NATO. Es verbindet 23 Standorte in Europa, der Türkei und den USA, 25.000 zivile und militärische Mitarbeiter arbeiten damit innerhalb des NATO-Sicherheitsnetzwerks. Der unmittelbare Nutzen zeigt sich den Anwendern schon beim ersten Zugriff, da sie nun ihre Dokumente in automatisch erstellten Dokumentenbibliotheken geordnet auffinden. Zu den weiteren Mehrwerten der neuen Lösung zählen das sichere Berechtigungssystem, die teilautomatisierte Datenmigration, die vollständige Integration in Office sowie die offene, erweiterbare Architektur.
Kategorie:
NATO Dokumenten-Handling-System
Urheber/Partner:
Logica, Stuttgart
Technik:
Microsoft Office SharePoint Server und Microsoft Office
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