ECM für Microsoft Dynamics: Anbieter und Vorgehensweisen

Die Verarbeitung von Dokumenten, landläufig als Enterprise Content Management (ECM) bekannt, beschäftigt viele Anwendender von Microsoft Dynamics. Auch wir haben das immer wieder als Thema, was kein Wunder ist: Die ERP-Software von Microsoft verfügt nativ über kein eigenes System dafür und ist auf die Anbindung externer Lösungen angewiesen.

Dabei bieten die Redmonder mit SharePoint eigentlich ein gangbares und weit verbreitetes Tool an, das bereits vieles mitbringt – standardmäßig verfügt es etwa über eine Volltextsuche und die Möglichkeit, Dokumenten mit Metadaten zu ergänzen. Es kann vergleichsweise einfach zu einem vollwertigen System für das Dokumentenmanagement ausgebaut werden.

Anbindungsmöglichkeit: d.velop

Ein solches vollwertiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) hat beispielsweise d.velop im Portfolio, es lässt sich mit Dynamics 365 Business Central, Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations und Microsoft Dynamics 365 Sales integrieren. Christian Bley, Senior Presales Manager bei dem Content-Experten, nennt als größte Vorteile eines ECM auf Basis von SharePoint vier Punkte:

• Wer eine SharePoint Lizenz bereits besitzt, muss weniger investieren
• SharePoint bietet standardmäßig bereits viel nützliche Funktionen
• Leichter Ausbau zum vollwertigen Dokumenten Management System (DMS)
• Standardisierte Schnittstellen innerhalb der Microsoft Produktfamilie

Am Beispiel der Rechnungsverarbeitung zeigt Bley dies auch: „Die Finanzbuchhaltung in Microsoft Dynamics 365 lässt sich mit der Digitalisierung eines vorangestellten Genehmigungsprozesses sehr gut erweitern. (…) Zum Beispiel werden Prozesse auf Basis des Wareneingangs und der vorliegenden Bestellinformation in Microsoft Dynamics automatisch geroutet. Durch die Implementierung eines Rechnungsmonitors ist jederzeit ersichtlich, wo welche Rechnungen im Unternehmen gerade im Umlauf sind.“

Dieser kann z.B. eben und auch von d.velop geliefert werden, genauso wie additive Module mit weiteren Zusatzfunktionen etwa für das Vertragsmanagement, „mit welcher Verträge auf Knopfdruck mit den passenden Parametern und Begleitdokumenten erstellt werden. Weiter lassen sich über eine digitale Signatur Dokumente direkt aus Microsoft Dynamics 365 heraus qualifiziert unterschreiben. Daneben stehen weitere Signaturtypen wie einfache und fortgeschrittene Signatur in allen anderen Systemen zur Verfügung“, so Bley.

Weitere Anbindungsmöglichkeit: Portal Systems

Aber nicht nur d.velop, sondern noch viele weitere Experten für das ECM offerieren eine Anbindung ihrer Systeme an Microsoft Dynamics. Die Portal Systems AG etwa weißt sich als ausgesprochener Experte für die Integration von SharePoint mit dem hauseigenen Produktsuite Shareflex ECM Online aus und bieten Lösungen für dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse wie das Vertragsmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung oder das Qualitätsmanagement mit gelenkten Dokumenten. Sie alle zeichnen sich durch vorgefertigte Benutzeroberflächen, Logiken und Prozesse aus und können jederzeit individuell an die fachlichen Gegebenheiten der unterschiedlichen Unternehmensbereiche angepasst werden.

„Mit Shareflex ECM Online haben wir ein flexibles und effizientes ECM- und Dokumentenmanagementsystem, welches sich nahtlos in Office 365 integriert. Begeistert bin ich von den sehr benutzerfreundlichen Oberflächen (Modern UI-Technologie) und den einfach zu konfigurierenden Workflows“, lässt sich etwa Joachim Friedrich, Chief Digital Officer beim Anwenderunternehmen K.D. Feddersen Holding GmbH zitieren. Die Feddersen-Gruppe setzt seit vielen Jahren strategisch auf SharePoint als zentrales Informations- und Dokumentenmanagementsystem. Aktuell wird es sukzessive auf die Cloud-Plattform Microsoft 365 / Office 365 portiert.

Weitere Anbindungsmöglichkeit: ELO

Auch die automatisierte Rechnungsverarbeitung des ECM-Experten ELO, genannt ELO Invoice, kann nahtlos mit SharePoint integriert werden und dann eingehenden Rechnungen und Belege vollautomatisiert erfassen und per Workflow an die richtigen Bearbeiter zur Rechnungsprüfung weiterleiten. Die entsprechenden Daten werden dabei mit Dynamics abgleichen und übernommen, ein Cockpit liefert Auswertungen dazu. Die Anbindung an Dynamics AX und Dynamics 365 erfolgt über einen Connector der Ambit Group.

Weitere Anbindungsmöglichkeit: Konica Minolta

Auch der zertifizierte Microsoft-Partner Konica Minolta, ein weiteres Schwergewicht aus der Dokumentenbranche mit langer Vergangenheit im Print-Bereich, offeriert mit ECM smart connect ein Schnittstelle an, die Microsoft Dynamics 365 Business Central automatisch und nahtlos an ein Enterprise Content Management System anbindet. Diese „Übersetzer-Funktion“ unterstützt zum Beispiel die Verbindung zu den bereits genannten Shareflex ECM Online von Portal Systems oder d.velop d.3ecm und d.velop documents for Mircosoft 365, und zwar als „No-Code-Lösung“, die keine Programmierkenntnisse voraussetzt.

Das 2022 zum zweiten Mal in Folge zu Deutschlands besten MSP gewählte IT-Systemhaus bietet zudem von der Einführung von Cloud Printing und Collaboration-Lösungen über Cyber Security-Dienstleistungen bis hin zu Cloud ERP- oder ECM-Systemen noch viele weitere Dokumentenlösungen, der Schwerpunkt liegt aber auf Implementierungen rund um  Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Weitere Anbindungsmöglichkeit: Easy und Edocs

Damit nicht genug der Beispiele für DMS, die sich gerne an Dynamics ankuscheln – und sich sehr bequem anbinden lassen. Im ECM-System Easy for Dynamics 365 Business Central findet sich beispielsweise im ECM Repository eine Übersicht über die Möglichkeit zur Anbindung einer Ablagestruktur. Diese muss nicht manuell angelegt werden, sondern lässt sich bei der Ersteinrichtung eines ECM-Systems über den Befehl „Import ECM Struktur“ aufrufen. Die gesamte Struktur des DMS wird dann in Business Central dupliziert und mit dem „ECM Structure Import Watchdog“ zeitgesteuert automatisiert. Mit der „ECM Repository/Library List“ kann die Vollständigkeit überprüft werden. Vorsicht: Konfigurationsänderungen werden nicht an das DMS rückübertragen, mit der Aktion „Update metadata fields“ können aber Teilbereiche aktualisiert werden.

Stefan Adamek und Waltraud Ifkovits, zwei Experten der Edocs Solutions AG für Microsoft Dynamics, zeigen im Rahmen einer Präsentation des Microsoft Business User Forums, wie die Verknüpfung von ECM und ERP am Beispiel der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung konkret vor sich geht.

 Ohne ECM ist ERP nur die Hälfte wert

„Wissen ist ein entscheidender Produktionsfaktor in modernen Unternehmen. Die Qualität der Generierung, Sicherung, Verteilung und Nutzung dieses Wissens hat wesentlichen Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit. Die Anforderungen steigen, da immer mehr Informationen aus immer mehr Quellen immer schneller bearbeitet werden müssen. ECM-Systeme helfen, die Informationsflut zu kanalisieren, wertvolle Inhalte schnell zu identifizieren sowie diese Inhalte qualitativ hochwertig zu bearbeiten und zu verwalten“, erläutert Dr. Martin Böhn, Vice President Digital Workplace und Senior Analyst beim Beratungshaus BARC, die Motive für die Einbindung eines ECM in ein ERP-System zusammen.

Und er mahnt: „Kunden und Geschäftspartner nehmen die Qualität der Kommunikation und Dokumentation als wesentliches Leistungsmerkmal wahr. Und die Mitarbeiter wollen nicht einen Großteil der Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen verbringen, während die eigentliche Arbeit liegen bleibt.“

• About
• Latest Posts

Dietmar Müller

Dr. Dietmar Müller ist Journalist, Medienpsychologe und Content Manager mit 25 Jahren Erfahrung. Sein Schwerpunkt liegt auf der Unternehmens-IT in all seinen Facetten. Nach Engagements bei der Computerwoche, ZDNet, Cnet und CBS betreibt er ein Redaktionsbüro mit Sitz nahe München und erstellt im Auftrag Magazine, Internet-Auftritte und redaktionelle Beiträge aller Art.

Latest posts by Dietmar Müller (see all)

• Whitepaper über rechtssichere Dokumentenverarbeitung in Business Central - 9. August 2023
• Dynamics 365 im Einsatz: Wie Elektronik-Distributor Wittig seine Warenwirtschaft automatisiert - 26. Juni 2023
• Besser wieder raus aus der Cloud? Steigende Lizenzgebühren für Services stehen in der Kritik - 6. Juni 2023